Порядок оформления и предоставления услуг

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТРАНСПОРТНО-ЭКСПЕДИЦИОННЫХ
УСЛУГ «ЭКСПОВЕСТРАНС» НА ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»

Оформление, предоставление и расчет по заказанным в заявке услугам осуществляется сотрудниками Выставочного департамента.

Местонахождение Выставочного департамента «Эксповестранс»
Территория ЦВК «Экспоцентр», павильон 2, башня 5 ( 2 этаж)
Часы работы с 09:00 до 17:45, обед с 13:00 до 13:45
Тел: 7 (495) 605-7421, 605-3548, 605-0327
Факс: 7 (495) 605-7935
exhib@ewt.ru
www.ewt.ru

Услуги «Эксповестранс»

1. Погрузо-разгрузочные работы
2. Монтаж/демонтаж и перемещение груза на стенде с предоставлением услуг  такелажников (стропальщиков) и грузоподъемной техники
3. Обработка тары (складирование/хранение тары в период работы выставки)
4. Складирование груза (по запросу)

Оформление заявки

1. Бланк заявки на предоставление услуг по обработке выставочного груза размещен на сайте «Эксповестранс».
2. Заявка оформляется Заказчиком на его фирменном бланке с приложением банковских реквизитов и высылается, подписанная Заказчиком, на электронный адрес exhib@ewt.ru для рассмотрения и выполнения предварительного расчета услуг.
3. Заполненная заявка должна быть подана не позднее 5 рабочих дней до начала монтажа выставки.
4. В случае наличия тяжеловесных и негабаритных грузов, к заявке прилагаются их чертежи (общий вид) с указанием массы и габаритных данных, фотографии, схемы строповки, технологическая карта разгрузки и иная дополнительная информация, позволяющая оценить возможность обработки таких грузов в конкретных условиях данного выставочного мероприятия.

Заключение договора и оплата услуг

1. Основанием для заключения договора является Заявка
2. Договор заключается только с Заказчиком/Плательщиком услуг «Эксповестранс».
3. Подписанный со стороны Заказчика договор (2 страницы) должен быть выслан на электронный адрес или факс.
4. Оплата услуг «Эксповестранс» принимается только от Заказчика по Договору.
5. Варианты оплаты:
   • Оплата услуг «Эксповестранс» производится Заказчиком по Договору. В назначении платежа указывается номер и дата договора.
   • Если Заказчику для проведения платежа требуется счет на предварительную оплату, «Эксповестранс» готов выписать его после получения копии подписанного со стороны Заказчика Договора. Срок выставления счета на предоплату от 1-3 дня. В платежном поручении необходимо указать номер и дату счета на предоплату.
   • Возможна оплата в кассу «Эксповестранс» до начала оказания услуг (в рабочие дни / рабочие часы) при наличии оригинального договора.
6. Счет на предварительную оплату выписывается только в том случае, если договор заключен не позднее первого официального дня монтажа выставки и только при условии наличия у «Эксповестранс» подписанного Заказчиком договора.
7. Если договор заключен во время официального монтажа выставки, оплата производится по договору или в кассу «Эксповестранс» (не более 100 тыс руб.)
8. В качестве подтверждения оплаты необходимо выслать платежное поручение по электронной почте или факсу.

Предоставление услуг

1. Услуги на выставке предоставляются только при наличии оригинала подписанного договора и наличия предварительной оплаты на счету «Эксповестранс». Заказчик или его уполномоченное лицо должен предоставить сотрудникам офиса «Эксповестранс» оригинал договора – 2 экз., оригинал доверенности на право подписи документов (образец высылается вместе с договором).
2. Во время монтажа/демонтажа Заказчик или его уполномоченное лицо должен:
   • Проинформировать о прибытии груза/автомашины личным присутствием в офисе «Эксповестранс».
   • Получить в офисе «Эксповестранс» «сертификат», «рабочий заказ», «поручение на складирование», «транспортное поручение» на выполнение работ, а также необходимые этикетки для груза/тары.
   • Присутствовать при проведении работ.
   • Подтвердить выполнение/поручение на выполнение работ подписанием «Сертификата», «рабочего заказа», «поручения на складирование», «транспортное поручение».
   • Проинформировать о необходимости дополнительных услуг, не заказанных и неоплаченных ранее.
   • Оставить свой контактный телефон для связи на выставке.
3. Дополнительные услуги, не указанные ранее в заявке и потребовавшиеся во время выставки, должны быть оплачены в течение 2-х банковских дней с момента оказания этих услуг.

ВАЖНО!

1. Разгрузка с автомашины и доставка на стенд/доставка со стенда и погрузка на автомашину
   • *Документ, подтверждающий разгрузку и доставку на стенд – «Сертификат»
   • *Документ, подтверждающий необходимость погрузки на машину – «Транспортное поручение»
   1. Грузы выгружаются и доставляются на стенд (или как можно ближе к стенду), указанный Заказчиком, силами и техническими средствами «Эксповестранс», определяемыми предприятием с учетом рекомендаций Заказчика.
   2. Использование сторонних погрузо-разгрузочных средств, в том числе манипуляторов, смонтированных на автотранспортных средствах, запрещено («Общие условия участия» ЗАО «Экспоцентр», раздел 6). Заказ необходимых грузоподъемных механизмов и услуг такелажников (стропальщиков) производится Заказчиком исключительно у «Эксповестранс».
   3. При поступлении грузов, требующих использования грузоподъемного крана, тяжеловесных, негабаритных, требующих специальных средств или условий для производства погрузо-разгрузочных или монтажно-демонтажных работ Заказчик обязан заранее предоставить данные по грузу (схему строповки, технологические карты разгрузки и т.д.) и свои рекомендации (см. раздел «Оформление заявки» п.4).
   4. Оборудование и грузы упакованные в ящики/картоны должны иметь маркировку, соответствующую международным стандартам (положение центра тяжести, места крепления съемных грузозахватных приспособлений, указания о хрупкости, весе брутто/нетто, порядке штабелирования и проч.).
   5. В случае отсутствия документов, указанных в п.1.3 и маркировки по п. 1.4. настоящего раздела, нарушения целостности упаковки или ее отсутствие, разгрузка/погрузка осуществляется исключительно в присутствии Заказчика и под его ответственность с соответствующей отметкой в Сертификате/Транспортном поручении.
2. Складирование/хранение
   • *Документ, подтверждающий складирование/хранение тары/груза – «Поручение на складирование»
   1. «Эксповестранс» осуществляет вывоз тары со стенда Заказчика, хранение в течение работы выставки и завоз тары к воротам павильона Заказчика в срок до начала следующего дня после официального закрытия выставки.
   2. Начало вывоза тары определяется ее готовностью к обработке. Ящики/картоны должны быть промаркированы с указанием № павильона, № стенда, названия фирмы-экспонента. «Эксповестранс» предоставляет соответствующие наклейки.
   3. Складирование тары экспонентом в местах, не предусмотренных для ее хранения, ЗАПРЕЩАЕТСЯ.
   4. Упаковки, содержащие какой-либо груз, не являются тарой. Их хранение оформляется отдельно и «Эксповестранс» не несет ответственности за грузы, сданные как тара.
3. Работа на стенде
   • *Документ, подтверждающий проведение работ на стенде – «Рабочий заказ»
   1. Под работой на стенде подразумевается снятие/установка с/на поддоны, помощь при распаковке/упаковке ящиков и проведении монтажно-демонтажных работ, установка/снятие на/с подиума и т.п..
   2. В соответствии с требованиями охраны труда, а также для обеспечения безопасного производства работ, грузоподъемные механизмы предоставляются только с услугами такелажников (стропальщиков) «Эксповестранс». Минимальное количество такелажников (стропальщиков) – 2 человека.

При заказе услуг  такелажников (стропальщиков) и грузоподъемных механизмов для выполнения погрузо-разгрузочных и монтажно-демонтажных работ Заказчик обязан представить «Эксповестранс» схемы строповки грузов, оборудования; инструкции и иные документы и технологические регламенты, обеспечивающие безопасное проведение работ и соблюдение правил охраны труда и техники безопасности, а также специальные съемные грузозахватные приспособления (траверсы, захваты и т.п.). Общее руководство монтажно-демонтажными работами с использованием грузоподъемной техники «Эксповестранс» осуществляет уполномоченный сотрудник предприятия.

Ответственность

1. Ответственность «Эксповестранс» заканчивается с установкой груза на стенде.
2. При обратной транспортировке или доставке на склад ответственность «Эксповестранс» начинается только после фактической приемки груза на стенде.
3. «Эксповестранс» не несет ответственности за ущерб, причиненный грузу при транспортировке, а также за неправильно упакованный груз, груз без упаковки или упакованный в тару, несоответствующую характеру груза.
4. «Эксповестранс» вправе удерживать грузы Заказчика до уплаты причитающегося предприятию вознаграждения и возмещения, понесенных им в интересах Заказчика расходов.

Сроки предоставления услуг

1. Услуги предоставляются только в официальные дни монтажа и демонтажа, определяемых ЗАО «Экспоцентр».
2. При досрочном завозе груза (ранее официального дня монтажа) в офис «Эксповестранс»  Заказчиком должно быть предоставлено разрешение от ЗАО «Экспоцентр» на производство работ в не монтажные дни.
3. Грузы, поступившие после официального открытия выставки, могут быть доставлены на стенд Заказчика при условии согласования времени разгрузки и доставки с администрацией павильона. За обработку несвоевременно прибывшего груза взимается надбавка в размере 50% от стоимости предоставляемых услуг.
4. Погрузка груза после выставки производится только в официальные дни демонтажа. В последний день работы выставки погрузку груза «Эксповестранс» не гарантирует.

Закрытие расчетов и передача документов

1. Все виды выполняемых работ подтверждаются Заказчиком путем подписания Сертификата, рабочих заказов, поручений на складирование, транспортного поручения, которые являются основанием для производства расчетов «Эксповестранс» за предоставленные услуги.
2. Окончательный расчет между «Эксповестранс» и Заказчиком производится после подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг на основании расчетов.
3. Документы (договор, счет-фактура, акт, расчеты) передаются Заказчику или его уполномоченному лицу на руки в бухгалтерии «Эксповестранс» либо высылаются почтой с уведомлением о вручении. О предпочтительном способе передачи документов необходимо сообщить сотрудникам офиса «Эксповестранс».
4. Дополнительные инструкции и рекомендации, не указанные выше, сообщаются Заказчику после получения и рассмотрения заявки.

Скачать «Порядок оформления и предоставления услуг» в формате Microsoft Word